Despre time management. Iata cum ne putem gestiona mai bine timpul!

Ce inseamna time management?

Time management sau gestionarea eficienta a timpului este procesul prin care organizam si planificam cum sa ne impartim timpul printre sarcini specifice.

V-ati intrebat vreodata de ce uneori aveti senzatia ca nu va ajung 24 de ore intr-o zi? Dar totusi ceilalti colegi reusesc sa isi duca la bun sfarsit toate sarcinile si sa realizeze chiar mai multe, profitand si de viata personala, dar si de cea profesionala?

Managementul timpului este capacitatea de a planifica si de a controla modul in care cineva isi petrece orele dintr-o zi pentru a-si atinge in mod eficient obiectivele. Aceasta implica jonglarea timpului intre munca, casa, viata sociala, hobby-uri.

Este important sa se stabileasca obiective clare si prioritati pentru a pune deoparte sarcinile neesentiale care pot sa manance timp, dar si pentru a monitoriza unde se pierde timpul.

Cum ne ajuta o gestionare buna a timpului?

Un bun time management ne ajuta sa lucram mai eficient si cu mai putin efort, pentru a ne finaliza sarcinile fara a ne simti presati.

De cele mai multe ori, atunci cand suntem invaluiti cu diverse responsabilitati si sarcini ce trebuie rezolvate ne simtim stresati si avem senzatia ca nu o sa ducem la bun sfarsit ceea ce ne-am propus. De asemenea, o gestionare precara a timpului poate sa duca la burnout si ne poate scadea productivitatea.

In general, persoanele cu cele mai mari reusite stiu cum sa isi gestioneze timpul eficient.

Un bun time management implica o mutare a focusului de la activitati la rezultate: a fi ocupat nu inseamna si a fi eficient. A fi implicati intr-o frenezie de sarcini intr-o zi nu ne va ajuta sa obtinem rezultate, deoarece acest lucru implica mutarea atentiei catre foarte multe locuri.

Cum era gestionat timpul in trecut?

In anii 1970, metoda ABC de prioritizare a timpului fost cea mai utilizata.

Cum functiona?

Orice proiect sau sarcina care ajungea pe lista A era considerat cel mai important, apoi cele mai importante urmatoarele doua sarcini, apareau pe lista B, iar elementele C erau marcate ca fiind cele mai putin importante.

In timp, diferite alte abordari ale acestei formulari au fost reinventate.

Cateva strategii eficiente actuale de time management

1.Prioritizati/ Creati liste “Ce am de facut”

Daca va realizati notite si liste cu “ce am de facut” va va ajuta sa va organizati. Cand realizati aceste liste, incercati sa va amintiti toate sarcinile pe care le aveti de indeplinit.

Un alt aspect esential al notitelor este prioritizarea sarcinilor. Puteti sa va organizati ordinea in care vreti sa le realizati, putand constientiza mult mai bine care sunt sarcinile ce au nevoie de imediata dumneavoastra atentie (MUST DO) si care sunt cele care mai pot astepta, desi ar fi de preferat sa le realizati (NICE TO DO).

O astfel de organizare poate fi facuta pentru o zi sau pentru intreaga saptamana. Dumneavoastra decideti cum va este mai usor.

Iata 3 pasi in realizarea listei de sarcini:

1. Incepeti prin a scrie pe foaie sarcinile pe care le aveti de realizat. Daca sunt complexe, impartiti-le in bucati mai mici.
2. Analizati sarcinile si impartiti-le in MUST DO si NICE TO DO. O alta varianta ar fi sa impartiti sarcinile in IMPORTANTE si NEIMPORTANTE (care mai pot fi amanate). Daca au prioritate foarte multe sarcini, analizati-le pe acestea si apoi incercati sa le clasificati si pe ele de la cea mai importanta la cea mai putin importanta.
3. Rescrieti lista in ordinea prioritizata. Acest lucru va ajuta sa selectati activitatile importante de cele mai neimportante si consumatoare de energie.

2.Programati timpul

O programare eficienta a sarcinilor si activitatilor este una dintre cele mai importante abilitati de time management.

Prin programare intelegem procesul prin care planificam cum ne vom utiliza timpul. Pentru a putea sa facem o programare eficienta, avem nevoie de un sistem de programare eficient.

Vestea buna este ca exista foarte multe optiuni din care putem alege un sistem pe placul nostru: putem sa folosim o agenda sau un calendar, un planner, un software precum MS Outlook sau o aplicatie pe telefon. Nu uitati ca in programarea activitatilor si in impartirea timpului trebuie sa includem atat sarcinile ce tin de viata profesionala, cat si cele ce tin de viata personala, timp liber, hobby-uri si ingrijire personala (minte si corp).

Iata 5 pasi in realizarea unei programari a timpului:

1. Identificati timpul pe care il aveti disponibil.
2. Rezervati intr-o prima etapa timp pentru sarcinile esentiale, urgente.
3. Urmatorul pas este sa rezervati timp pentru sarcinile importante si activitatile vitale.
4. Rezervati timp si pentru situatiile neprevazute sau evenimente neplanificate.
5. In timpul ramas, programati-va prioritatile personale si obiectivele viitoare.

3. Stabiliti-va obiectivele

Prin stabilirea unor obiective va va fi usor sa va dati seama ce este important pentru dumneavoastra si ce vreti sa obtineti in continuare. Acest proces va ajuta sa eliminati din stres si sa stiti cu exactitate de ce realizati sarcinile pe care le realizati si pentru ce obiectiv vreti sa va concentrati eforturile.

Iata cativa pasi in stabilirea unor obiective:

1. Fiti concreti: Setati-va un obiectiv specific, notati-va data cand vreti sa incepeti eforturile pentru obtinerea lui, timpul petrecut pentru el si cantitatea de munca depusa, pentru a va putea masura eficient progresul.
2. Setati-va prioritati: Daca aveti mai multe obiective, setati-va obiectivele prioritare. Acest lucru va va ajuta sa nu va simtiti coplesit de situatie si va ajuta sa va focalizati atentia pe cel mai important obiectiv.
3. Scrieti obiectivele pe foaie si pastrati foaia la vedere. Acest lucru va va ajuta sa constientizati mai bine si sa le urmati.
4. Setati-va obiective mici. Cu cat obiectivele setate sunt mai mici, cu atat ele sunt mai usor de obtinut. Daca un obiectiv este prea mare, incercati sa il spargeti in obiective mici de atins ce vor duce la indeplinirea celui mare. Daca faceti acest lucru, la atingerea unui obiectiv mic va veti simti implinit si tot mai aproape de a va atinge obiectivul principal.
5. Setati-va obiective realiste!

4.Castigati lupta cu procrastinarea in 2 pasi

1. Identificati procrastinarea

Care sunt semnele? 

• Va umpleti lista zilnica cu “ce am de facut” doar cu sarcini ce au o prioritate redusa lasandu-le pe cele importante la o parte
• Imediat cum incepeti o sarcina importanta va duceti sa luati cafea sau sa verificati telefonul mobil
• Lasati nerezolvata o sarcina importanta de pe lista dumneavoastra pentru o perioada lunga de timp
• Acceptati sa realizati sarcini neimportante venite de la colegi doar pentru a evita sa va apucati de sarcina dumneavoastra importanta

2. Incercati sa va dati seama de ce procrastinati:

In principiu, exista doua cauze ale procrastinarii: fie nu va place sarcina sau activitatea pe care o aveti de facut, fie considerati ca este coplesitoare sarcina si nu ii puteti face fata.

Daca simtiti ca sarcina pe care o aveti de realizat nu este pe placul dumneavoastra si nu ati vrea sa va apucati de ea, incercati sa va motivati:

1. Dati-va recompense! Puteti sa va scoateti la o plimbare sau la un snack dupa ce terminati treaba.
2. Puneti un coleg sa va verifice. Presiunea din partea colegilor poate functiona.
3. Identificati care sunt consecintele negative ale nerealizarii sarcinii.

Daca nu realizati sarcina sau activitatile pentru ca va simtiti coplesit sau credeti ca nu puteti sa faceti fata, iata ce puteti face:

1. Spargeti sarcina in parti mai mici si mai usor de realizat
2. Incepeti cu pasi mici si cu ce este mai usor de facut. Acest lucru poate da impresia ca va atingeti mici obiective si va parea ca intreg proiectul este mai usor de realizat.

Date de contact pentru centrul ID THERAPY Bespoke Treatment Center

Telefon: +4 0751 202 272; Email: office[at]idtherapy.ro

Adresa: Strada Naum Ramniceanu, nr. 23, ap. 1, Sector 1, Bucuresti, Romania

Nadia Gorduza

Singurul medic psihoterapeut din Romania specializat in Terapia de Cuplu prin metoda Gottman si in Terapie prin Realitate Virtuala pentru Fobii si Adictii, Management Anxietate. Reprezentant al Institutul Gottman din Seattle, SUA, cat si al Insitutului Virtually Better INC, Atlanta, USA.